Steueroptimierte Mitarbeitervergütungen: Erfolgreich Fachkräfte binden und Anreize schaffen

Benefits und Mitarbeitervergütungen, die zusätzlich zum normalen Entgelt ausgezahlt oder angeboten werden, sind heutzutage in vielen Unternehmen üblich. Die Gründe dafür liegen zum einen in einer veränderten Arbeitskultur, die mehr Wert auf eine ausgewogene Work-Life-Balance legt und zum anderen im branchenübergreifenden Personalmangel. Arbeitgeber, die für Fachkräfte attraktiv sein möchten, müssen mehr bieten als die Konkurrenz. Eine smarte Vergütungspolitik sollte aber immer auch steuerliche Aspekte berücksichtigen.

Was das Konzept der personalisierten Gesamtvergütung so attraktiv macht

Klassischerweise unterscheidet man bei der Vergütung von Mitarbeitern zwischen Brutto und Netto, also einem Entgelt vor und nach Abzügen von Steuern und Sozialversicherungen. Diese Kategorien verleiten jedoch dazu, ein eher starres Bild von möglichen Vergütungsmodellen zu pflegen. In jüngster Vergangenheit wird deshalb der Ansatz der personalisierten Gesamtvergütung immer beliebter. Das Grundkonzept besteht darin, nicht nur ein Grundgehalt, sondern mögliche Zusatzvergütungen und Benefits zu berücksichtigen. So möchte man den individuellen Bedürfnissen von Mitarbeitern und der jeweiligen Leistungsbereitschaft mehr Gewicht geben. Zu den ergänzenden Gehaltsbestandteilen gehören beispielsweise Boni und Prämien, aber auch Zusatzleistungen wie der Dienstwagen. Arbeitnehmer profitieren von zusätzlicher Transparenz und einem größeren Gestaltungsraum bei Gehaltsverhandlungen. Auf der Arbeitgeberseite lassen sich Ausgaben für die Mitarbeitervergütung einfacher gestalten und anpassen und mit einer geeigneten Lohn-Software clever sowie übersichtlich verwalten. Zudem trägt das Modell zur besseren Mitarbeiterbindung bei.

Mitarbeitervergütungen steueroptimiert gestalten

Die steuerlichen Aspekte von Mitarbeitervergütungen sind für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen wichtig, da beide Seiten von den Vorteilen eines personalisierten Vergütungsmodells profitieren sollen. Weil es sich bei Boni, Prämien und Co. um verschiedene Arten von Vergütungsbestandteilen handelt, unterliegen sie ggf. auch einer unterschiedlichen steuerlichen Behandlung. Dies zieht entsprechende Auswirkungen für die Steuerbelastung der Mitarbeiter nach sich. Zu den steuerpflichtigen Vergütungsbestandteilen zählen:

• Lohn und Gehalt
• Gratifikationen und Prämien
• Geldwerte Vorteile (Diensthandy, Firmenwagen etc.)

Hinzu kommt jedoch, dass für manche Branchen spezielle Regelungen gelten. So können für die Berechnung des Baulohns andere Abgaben relevant sein als für die eines Mitarbeiters aus der Gastronomie. Zusätzlich gibt es auch noch gänzlich oder teilweise steuerfreie Bestandteile wie:

• vermögenswirksame Leistungen (bis zu einer gewissen Höhe steuerfrei)
• betriebliche Altersvorsorge (innerhalb bestimmter Grenzen steuerfrei)
• gesundheitsfördernde Maßnahmen
• Reisekostenzuschüsse (unter bestimmen Voraussetzungen)
• Überlassung von Arbeitsmitteln

Um steuerliche Vorteile im legalen Rahmen zu optimieren, sollten Vergütungs- und Benefit-Programme durchdacht gestaltet sein. Damit die eigenen Mitarbeiter möglichst vollumfänglich von den zusätzlichen Vergütungsoptionen profitieren, ist es sinnvoll, wenn die Abgaben so gering wie möglich ausfallen. Dies kann beispielsweise durch die Umwandlung von steuerpflichtigen Gehaltsbestandteilen in steuerfreie Sachleistungen oder Zusatzleistungen erreicht werden. Beim Dienstwagen ist die Steuerfrage auch für den Arbeitgeber direkt von Bedeutung. Wird das Fahrzeug nur beruflich genutzt, trägt dieser nämlich alle anfallenden Ausgaben. Ist ein Mitarbeiter mit dem Firmenwagen auch privat unterwegs, muss der Arbeitnehmer das Fahrzeug (anteilig) versteuern.

Von flexiblen Vergütungsstrukturen profitieren beide Seiten

Für Unternehmen haben flexible Vergütungsmodelle den klaren Vorteil, dass sie diese nutzen können, um die eigene Arbeitgebermarke zu schärfen und so attraktiver zu machen. In diesem Kontext ist die Einführung zusätzlicher und leistungsbezogener Vergütungen auch ein Mittel zur Bekämpfung des akuten Fachkräftemangels. Die flexible Vergütung ist ein Zeichen der Anerkennung gegenüber guten Mitarbeitern und gleichzeitig ein klarer Motivator. Damit sich der gewünschte Effekt einstellt, braucht es leistungsbezogene Bonussysteme. Grundlage für den Bonus müssen klare und eindeutige Leistungsziele sein. Weitere Zusatzleistungen und Benefits können darüber hinaus eine Alternative zur regulären Gehaltserhöhung darstellen und verbessern ganz nebenbei noch die Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Bei komplett maßgeschneiderten Vergütungspaketen können Arbeitgeber auch auf flexible Arbeitsmodelle wie Gleitzeit-Modelle oder Homeoffice-Optionen verweisen. Insbesondere die Arbeit von Zuhause aus, kann für Arbeitnehmer eine Reduzierung der Steuerlast bedeuten, da diese eine entsprechende Pauschale geltend machen können.

Sonderzahlungen und Freibeträge als zusätzlicher Motivationsanreiz

Bei der Gestaltung einer Mitarbeitervergütung, von der beide Seiten profitieren sollen, kommt es auch auf die Berücksichtigung steuerlicher Freibeträge an. Damit am Ende mehr Netto vom Brutto übrig bleibt und Benefits auch als Motivationsanreiz wahrgenommen werden, sollten Arbeitgeber immer den Überblick behalten. Dazu gehört unter anderem die gezielte Auszahlung von Prämien und Gratifikationen zum richtigen Zeitpunkt. So werden als Maßnahme gegen die hohe Inflation aktuell steuerfreie Einmalzahlungen von bis zu 3.000 Euro gewährt. Allerdings handelt es sich dabei um eine Ausnahmeregelung, die bis zum 31. Dezember 2024 befristet bleibt. Ähnliche steuerfreie Sonderzahlungen gab es bereits im Zuge der Maßnahmen zur Corona-Pandemie.

Doch auch abseits von Sonderprämien können Arbeitgeber die Steuerlast ihrer Mitarbeiter reduzieren, indem sie auf ganz oder teilweise steuerfreie Anreize setzen. So werden Steuern für die Betriebsrente erst bei der Auszahlung zum zu diesem Zeitpunkt aktuellen Steuersatz des Beziehers fällig. Auch bieten sich smarte Mitarbeiterbeteiligungsprogramme an, die die steuerfreien Höchstbeträge pro Mitarbeiter im Auge behalten. Ab 2024 gilt hierbei ein Freibetrag von 2.000 Euro.

Weitere Alternativen sind komplett steuerfreie Vergütungsbestandteile. Zu diesen zählen gewisse Sachleistungen wie Essensgutscheine, Paycards, betriebliche Gesundheitsförderung, Jobtickets für den öffentlichen Nahverkehr oder Zuschüsse zu Kinderbetreuungskosten. Letztere unterliegen keiner Obergrenze, doch müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein, auf die Arbeitgeber nur teilweise Einfluss haben. Unter anderem müssen Arbeitnehmer dem Fiskus gegenüber belegen können, dass die erhaltenen Zuschüsse tatsächlich für die Kinderbetreuung genutzt wurden.