3 Möglichkeiten, wie du dein Online-Business einfach automatisieren kannst

Du investiert immer Ressourcen in deine Bestellabwicklung, die durch steigende Bestellzahlen immer mehr Zeit in Anspruch nimmt? Es wird zunehmend aufwendiger, alle Produktinformationen und Bestände plattformübergreifend auf dem richtigen Stand zu halten? Die Rechnungserstellung nimmt einen Großteil deiner Zeit ein? Dass das keine Dauerlösung ist, ist dir wahrscheinlich bereits klar. Doch welche Lösung gibt es dafür?

Das Zauberwort heißt in diesem Fall: Automatisierungen. Automatisierungen können dir ein Leben deutlich erleichtern und sind eine erhebliche Zeitersparnis, sodass du endlich wieder Zeit für die wichtigen Dinge im Leben von Online-Händler:innen hast!

Vorteile von Automatisierungen im E-Commerce

Prozesse und Workflows kannst du mithilfe von Automatisierungen ohne dein Zutun ablaufen lassen. Deiner Kreativität sind da (fast) keine Grenzen gesetzt und die Liste der möglichen Automatisierungen ist lang. Doch welche Vorteile bieten Automatisierungen im E-Commerce ganz konkret? Wir haben die drei wichtigsten Vorteile für dich zusammengefasst:

Vorteil #1: Automatisierungen sind wahre Zeitsparer

Etwas, wovon Online-Händler:innen nie genug haben können, ist Zeit. Selbst wenn der Tag 30 Stunden hätte, wäre das wahrscheinlich noch zu wenig. Deswegen geben dir Automatisierungen die Zeit zurück, die du sonst für andere Dinge aufgewendet hättest.

Die operativen Aufgaben, wie bspw. das Verpacken von neuen Bestellungen oder auch die Kommunikationen mit Lieferanten, nehmen häufig einen Großteil des Tages ein. Dazu kommen aber natürlich noch unzählige weitere Aufgaben: die Kommunikation mit deinen Kund:innen, neue Angebote schreiben, Produktdetails pflegen, und noch viel mehr. Vor allem wiederkehrende Aufgaben und Workflows kannst du mit Automatisierungen ganz einfach automatisch abwickeln.

Die Zeit, die du dir einsparst, kannst du für andere wichtige Dinge nutzen, die ein Unternehmen voran bringen. Die Recherche nach zusätzlichen Produkten für deinen Shop steht schon länger auf deiner To-do-Liste? Super! Es ist mal wieder Zeit für die Planung von Marketingkampagnen? Noch besser! Gehe all die Sachen an, die schon länger auf der To-Do-Liste stehen (Ganz nach dem „Eat that frog“-Prinzip).

Vorteil #2: Automatisierungen steigern die Kundenzufriedenheit

Es ist so ziemlich die erste Weisheit, mit der du als Unternehmer:in konfrontiert wirst, wenn es um Stammkund:innen und Neukund:innen geht. Kundenbindung ist günstiger als Neukundenakquise – durchschnittlich fünf Mal so hoch! Neukund:innen musst du erst einmal von deinen Produkten und/oder deinem Service überzeugen – Stammkund:innen sind bereits überzeugt! Mit Automatisierungen kannst du das Shoppingerlebnis deiner Kund:innen noch weiter verbessern.

Zufriedene Kund:innen werden zu Stammkund:innen

Deine Kund:innen beziehen alle Touchpoints zwischen dir und ihnen in die Entscheidung ein, ob sie erneut bei dir einkaufen. Angefangen beim Erlebnis während des Einkaufs bis hin zur vollständigen Abwicklung des Versands und etwaigen Retouren – an jedem dieser Touchpoints können kleine Maßnahmen schon große Wirkung zeigen und den Ausschlag dafür geben, dass du dich von deiner Konkurrenz abhebst.

Sind die Produktinformationen und Bestände auf allen Kanälen auf dem neuesten Stand? Haben deine Kund:innen die Versand- und Trackinginformationen zum richtigen Zeitpunkt erhalten? Alles Fragestellungen, die ein positives Erlebnis für deine Kund:innen ausmachen können und die Zufriedenheit steigern können – und das alles automatisiert!

Vorteil #3: Automatisierungen reduzieren die Fehlerquote

Menschliche Fehler sind unvermeidbar. Und überall dort, wo Menschen arbeiten, passieren diese zwangsläufig auch. Vor allem dann, wenn der Stresspegel der einzelnen Mitarbeiter:innen entsprechend hoch ist. Doch Fehler können nicht nur Auswirkungen auf dein Image als Online-Händler:in haben, sondern können im schlimmsten Fall deine Existenz bedrohen, wenn dadurch finanzieller Schaden entsteht.

Mit gut gewählten und durchdachten Automatisierungen ersparst du dir die Qualitätskontrolle und kannst sicher sein, dass deine Kund:innen immer einen qualitativ gleichbleibenden Service erhalten können. Automatisierung von Arbeitsabläufen heißt lange noch nicht, dass du auch Personal einsparen möchtest. Aber mit den Automatisierungen kannst du dir und deinen Mitarbeiter:innen die Arbeitsabläufe erleichtern und diese effizienter gestalten – und so sogar die Motivation deiner Mitarbeiter:innen nachhaltig steigern.

3 Beispiele, wie du Automatisierungen einsetzen kannst

Eine Softwarelösung für Automatisierungen arbeitet dann am effizientesten, wenn alle deine zusätzlichen verwendeten Services bzw. Systeme in diesem Tool gebündelt werden können. Denn nur so laufen alle Informationen in nur einem System zusammen, was essentiell dafür ist, dass die Automatisierungen reibungslos funktionieren. Wir haben nachfolgend für dich 4 Automatisierungen zusammengefasst, die dir in deinem täglichen Business helfen können:

Erstellen und Versenden von Rechnungen automatisieren

Der Klassiker unter den Automatisierungen im E-Commerce-Bereich ist das automatische Erstellen und Versenden von Rechnungen. Außerdem ist diese Automatisierung häufig eine der Automatisierungen, mit denen Online-Händler:innen den Einstieg in die Welt der Automatisierungen wagen. Denn auch wenn es eine recht einfache und unscheinbare Automatisierung ist, erspart sie vielen Online-Händler:innen eine Menge an Zeit.

Das manuelle Schreiben und Versenden von Rechnungen (und anderen Auftragsdokumenten) kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Generiert dein Online-Shop noch nicht allzu viele Bestellungen, dann ist es vielleicht sogar noch machbar (auch wenn nicht unbedingt empfehlenswert), dass du deine Rechnungen alle selber und händisch an deine Kund:innen schreibst und versendest. Doch wenn die Verkäufe anziehen, dann wirst du recht schnell merken, dass das Schreiben und Versenden von Rechnungen eine Menge an Zeit frisst. Zeit, die du dir mit automatisierter Rechnungsstellung und dem automatisierten Versand der Rechnung an deine Kund:innen, ganz einfach sparen könntest.

Automatisierte Buchhaltungsexporte

All deine Bestelldaten sind in deinem Tool zur Auftragsabwicklung – doch wie kannst du daraus jetzt mit Automatisierungen die Arbeit mit deinem Steuerbüro vereinfachen? Mit automatisierten Buchhaltungsexporten!

Mit automatisierter Buchhaltung nie mehr Kopfzerbrechen!

Dadurch, dass ja alle deine Bestelldaten in einem System zusammenlaufen und du auch automatisiert Rechnungen über dieses System schreiben kannst, sind alle Informationen zu den Bestellungen, Umsätzen und Steuersätzen bereits gebündelt. So musst du dich nicht mehr jeden Monat an deinen PC setzen und alle Informationen händisch zusammenfassen! Das eingesetzte Tool kann für dein Steuerbüro einen Export z.B. im DATEV-Format erstellen, welcher dann ganz einfach von deinem/deiner Steuerberater:in weiterverarbeitet werden kann! Einmal die Einstellungen für deinen gewünschten Buchhaltungsexport festlegen und die Automatisierung für den automatischen Export der Datei einrichten, und schon ist deine Arbeit erledigt!

Zusätzlicher Tipp: Automatisiere die Erstellung und den Versand der Datei an dein Steuerbüro auch noch, um maximal effizient zu arbeiten!

Zahlungsabgleiche automatisieren

Ein typischer Morgen bei Online-Händler:innen siehst so aus, dass sie ihr Geschäftskonto prüfen und die eingegangenen Zahlungen von Kund:innen mit den Bestellungen abgleichen. Doch so muss dein Morgen nicht aussehen, wenn du genau das automatisierst!

Hast du ein Tool, wo alle deine Bestellungen zusammenlaufen und auch deine Geschäftskonten angebunden sind, dann kann das Tool diese Arbeit für dich übernehmen. Eingehende Zahlungen können so dann z. B. über die Bestellnummer oder die Rechnungsnummer ganz einfache einer Bestellung zugeordnet werden und du kannst direkt sehen, welche Bestellung schon bezahlt wurde und verschickt werden kann – und welche vielleicht noch warten muss.

Doch welches Tool ist das Richtige für dich? Ganz wichtig ist, dass du deine genutzten Schnittstellen und dein genutztes Shopsystem und andere Verkaufsplattformen problemlos an das Tool anbinden kannst, um dir einen Mehrwert für deine tägliche Arbeit zu schaffen. So eine Softwarelösung ist Billbee. Du kannst über 100 Schnittstellen an deinen Account anbinden, deinem Steuerbüro (eingeschränkten) Zugriff geben und Zusammenarbeit mit deinem/deiner Steuerberater:in so deutlich effizienter gestalten. Durch das Zusammenlaufen aller Daten in nur einem Tool, kannst du deine Automatisierungen bestmöglich aufeinander abstimmen. Mit einer 30-tägigen, kostenlosen und unverbindlichen Testphase kannst du Billbee in vollem Funktionsumfang testen!

Autorin Jana ist Content Managerin bei Billbee. Wenn sie nicht gerade dabei ist, ein neues How To Video für den YouTube Channel von Billbee zu drehen, kümmert sie sich um die redaktionellen Freiheiten von Blog und Webseite.

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