Automatisiertes Rechnungsmanagement: Wie du es für dich nutzen kannst

Die Konkurrenz im Online-Handel ist groß. Gerade während der Pandemie konnte der E-Commerce als Branche massiv von den steigenden Online-Käufen der Verbraucher:innen profitieren. Um in dem hart umkämpften Markt wettbewerbsfähig zu bleiben, musst du als Online-Händler:in immer neue Wege finden, wie du dich statt auf die mühseligen Aufgaben im Alltag auf das Wachstum deines Unternehmens fokussieren kannst.

Die einfache Lösung dafür: Automatisierungen. Automatisierungen können dir vor allem wiederkehrende und fehleranfällige Aufgaben ganz einfach komplett abnehmen, sodass du deine gesparte Zeit für die Weiterentwicklung deines Unternehmens nutzen kannst. Welche Vorteile bieten dir die Automatisierungen im E-Commerce und wie kannst du noch heute dein Rechnungsmanagement in vier simplen Schritten automatisieren? Das zeigen wir dir in diesem Beitrag.

Automatisierungen: Welche Vorteile sie dir im E-Commerce bieten

Die Vorteile von Automatisierungen im E-Commerce und insbesondere bei der Automatisierung deines Rechnungsmanagements sind vielfältig. Mit perfekt aufeinander abgestimmten Automatisierungen kannst du deine Workflows ohne dein Zutun ablaufen lassen. Aber wieso solltest du auf Automatisierungen in deinem E-Commerce-Business setzen? Drei der wichtigsten Vorteile haben wir für dich zusammengefasst:

• Zeit sparen: Dass du mit Automatisierungen Zeit sparen kannst, ist kein Geheimnis. Alle Schritte, die du sonst händisch durchführst, laufen ganz automatisch ab. So kannst du die gewonnene Zeit in Dinge investieren, die dein Unternehmen nach vorne bringen, wie bspw. neue Marketingmaßnahmen entwickeln oder auch deine Produktpalette erweitern.
• Prozesse vereinfachen: Jedes Unternehmen hat ganz eigene Prozessabläufe. Mit Automatisierungen kannst du diese Prozesse aber erheblich vereinfachen, was wiederum zu einer Zeitersparnis führt. Vereinfacht werden Prozesse, weil du sie durch die Automatisierung teilweise oder sogar ganz ohne manuelle Arbeit durchführen lassen kannst.
• Fehler reduzieren: Ein deutsches Sprichwort besagt: “wo gehobelt wird, da fallen Späne”. Überall dort, wo Menschen arbeiten, können Fehler passieren, denn Fehler sind menschlich. Allerdings sind Fehler in der Bestellabwicklung immer ärgerlich und können die Kundenzufriedenheit negativ beeinträchtigen. Mit optimal konfigurierten Automatisierungen kannst du auch in stressigen Zeiten (z. B. in der Vorweihnachtszeit) einen kühlen Kopf bewahren, da du die Arbeitsschritte nicht händisch ausführen musst.

4 einfache Schritte zur Automatisierung deines Rechnungsmanagements

Dein Rechnungsmanagement zu automatisieren ist denkbar einfach und für viele Händler:innen ist die Automatisierung der Erstellung und des Versandes der Rechnungen der Einstieg in die Automatisierungen im E-Commerce. Dabei musst du dich in keinem Fall vor der Automatisierung deines Rechnungsmanagements fürchten, denn mit nur vier einfachen Schritten und mit Unterstützung des richtigen Tools kann nichts mehr schiefgehen.

Schritt #1: Online-Shops und Marktplätze in einem System konsolidieren

Online-Händler:innen, die im Multichannel unterwegs sind, stehen häufig vor dem Problem, dass die Bestellungen über verschiedene Kanäle eingehen und es keine zentrale Verwaltung der Bestellungen gibt. Um eine Bestellung abzuwickeln, sind verschiedene Akteure am Werk: zum einen muss die Kommunikation mit den Käufer:innen abgewickelt werden, aber auch die Auftragsdokumentenerstellung und die Generierung der Versandlabels muss durchgeführt werden, bevor es überhaupt zum physischen Verpacken der Bestellung kommt. Die Kommunikation läuft über das eigene E-Mail-Programm, die Auftragsdokumente werden ggf. noch mit Dokumentenvorlagen in Textverarbeitungsprogrammen erstellt und für die Labelgenerierung musst du zu deinem Versanddienstleister wechseln. Viel sinnvoller ist es, wenn all diese (und noch weitere) Prozesse in einer Software abgewickelt werden können.

So eine Softwarelösung ist Billbee. Das Tool zur Auftragsabwicklung ist cloudbasiert und du kannst über 100 Schnittstellen aus den Bereichen Versand, Marktplätze, Shopsysteme, Payment, Fulfillment, Buchhaltung und weiteren Anbindungen an deinen Account verknüpfen. So kannst du deine Prozesse der Auftragsabwicklung, Automatisierung und Artikelverwaltung vereinheitlichen und vereinfachen.

Bestellungen aus unterschiedlichen Plattformen bei Billbee abwickeln

Bindest du deinen Online-Shop und deine Marktplätze, sowie alle weiteren relevanten Schnittstellen an deinen Billbee-Account an, kannst du deine Bestellungen in nur einem Tool abwickeln, statt regelmäßig zwischen den verschiedenen Plattformen hin und her zu springen. Damit kannst du dir Zeit und Mühe sparen.

Schritt #2: Rechnungen automatisiert erstellen und versenden

Hast du alle deine Plattformen angebunden, dann steht der automatisierten Erstellung und dem automatisierten Versand deiner Rechnungen an deine Kund:innen nichts mehr im Wege!

Bei Billbee kannst du das mit zwei simplen Automatisierungsregeln lösen. Eine Automatisierungsregel ist dafür da, dass die Rechnungen für deine Kund:innen erstellt werden. Mithilfe von verschiedenen Rechnungslayouts kannst du das Rechnungsdesign auch optimal an deine verschiedene Anforderungen anpassen und individualisieren. Auch wenn deine Kund:innen aus dem Ausland bestellen und ihre Rechnungen in einer anderen Sprache benötigen, kannst du dies ganz einfach automatisiert in der entsprechenden Sprache erstellen lassen.

Ist die Rechnung erst einmal erstellt, muss sie noch ihren Weg zu deinen Kund:innen finden. Und das lässt sich natürlich ebenfalls automatisieren. Bei Billbee kannst du sog. “Benachrichtigungstexte” mit Platzhaltern anlegen. Die Benachrichtigungstexte sind die E-Mail-Texte, die beim Versand der Rechnung an deine Kund:innen gesendet werden. Die Platzhalter ersetzen individuelle Informationen, die in den E-Mails stehen sollen. So kannst du bspw. einen Platzhalter für die Ansprache mit Namen setzen oder auch, um die Rechnungsnummer und die Bestellnummer in die E-Mails einzufügen.

Mit der automatisierten Erstellung und dem automatisierten Versand der Rechnung an deine Kund:innen hast du bereits einen großen Schritt gemacht. Alles, was auf Seite der Kund:innen passieren muss, hast du damit abgewickelt. Doch als Online-Händler:in weißt du auch, dass die Arbeit mit der Bestellung häufig dann erst richtig anfängt. Viele Käufer:innen sehen nur deinen Online-Shop oder deinen Marktplatzauftritt, tätigen eine Bestellung, erhalten und bezahlen diese und damit ist die Bestellung auf Kundenseite abgewickelt. Allerdings musst du dich als Online-Händler:in u.a. noch um deine Buchhaltung kümmern!

Schritt #3: Rechnungen automatisch archivieren

Um perfekt auf die Buchhaltung und die Zusammenarbeit mit deinem Steuerbüro vorbereitet zu sein, solltest du deine Rechnungen von Anfang an korrekt sortieren und abspeichern. Jede verschickte Rechnung einzeln abzuspeichern und zu sortieren, klingt nicht nur mühselig, sondern ist es auch. Daher kommen auch hier wieder Automatisierungen ins Spiel.

Nach der Erstellung und dem Versand deiner Rechnung kannst du bspw. bei Billbee die Rechnung (und auch andere Auftragsdokumente) ganz automatisiert in einen Cloudspeicher ablegen lassen. Und die Sortierung nach bspw. Monat und die Dateibenennung wird auch automatisch vorgenommen! Vorbei sind die Zeiten, dass du alles händisch abspeicherst, denn das Rechnungen archivieren funktioniert so ganz automatisiert.

So hast du die Dokumente jederzeit geordnet und griffbereit, falls ein:e Kund:in, dein Steuerbüro oder das Finanzamt eine bestimmte Rechnung einfordert.

Teresa Falk von der Monschein Steuerberatung ergänzt: „Die Aufbewahrung von Rechnungen ist nach GOBD verpflichtend und die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren sowie der Schutz vor Verlust oder Beschädigung muss gewährleistet sein.“

Schritt #4: Automatisierte Datenübertragung an dein Steuerbüro

Deine Rechnungen sind erstellt, versendet und abgespeichert. Um jetzt aber optimal mit deinem Steuerbüro zusammenzuarbeiten, benötigt dieses die Daten ebenfalls – und das häufig in einem bestimmten Format, wie bspw. das DATEV-Format, um die Daten weiterzuverarbeiten.

Einfache Buchhaltung mit der richtigen Vorbereitung

Jetzt zeigt sich wieder der Vorteil, den du genießen kannst, wenn du ein Tool wie Billbee nutzt. Statt alle Daten langwierig aus deinem Online-Shop und von den Marktplätzen zu exportieren und sie ins richtige Format zu bringen, hast du ja all diese Daten inklusive Informationen über Rechnungen und eingegangene Zahlungen deiner Kund:innen in Billbee hinterlegt. Diese Daten kannst du manuell oder automatisiert im bspw. DATEV-Format exportieren und automatisiert an dein Steuerbüro senden.

Hierbei kannst du über den Grad der Automatisierung selber entscheiden. So kannst du z. B. die zu exportierenden Bestellungen manuell auswählen und manuell exportieren und per E-Mail an dein Steuerbüro senden. Alternativ kannst du die Daten aber auch automatisch exportieren lassen (z. B. an jedem 1. des Monats) und sie in einem angebundenen Cloudspeicher ablegen. Um den ganzen Vorgang komplett zu automatisieren, kannst du aber auch die Bestellungen automatisch in deinem gewünschten Format zu deinem gewünschten Zeitpunkt exportieren lassen, diese Datei zur Sicherung auf deinem Cloudspeicher ablegen lassen und die Datei automatisiert per E-Mail an dein Steuerbüro senden.

Wenn du willst, dass Billbee auch dich in deinem automatisierten Rechnungsmanagement unterstützt, dann nutze die 30-tägige, kostenlose und vollkommen unverbindliche Testphase, um Billbee auf Herz und Nieren auszuprobieren.

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