Beantragung einer Umsatzsteuer-ID

Dein Online-Shop ist gut mit Waren gefüllt, dein Lager ebenfalls. Die Corporate Identity deiner Geschäftsidee ist von der Werbeagentur deiner Wahl professionell gestaltet worden, schickes Briefpapier und flotte Werbebotschaften in den sozialen Medien warten auf ihren Einsatz. Sobald die ersten Bestellungen eintrudeln, kann es losgehen mit dem großen Geschäft – oder etwa nicht?

Fast alle Konsumgüter und Dienstleistungen, die in Deutschland erworben oder in Anspruch genommen werden, enthalten den Aufschlag einer Umsatzsteuer, die derzeit bei 19 Prozent liegt, bzw. ermäßigt bei 7 Prozent. Dies ist eine indirekte Steuer, die somit jeder zahlt und die gemeinhin unter den Begriff „Mehrwertsteuer“ fällt.

Muss ich mir bei meinem Geschäft Gedanken über die Umsatzsteuer-ID machen?

Die grundlegende Voraussetzung für jede Geschäftseröffnung, Firmengründung, freiberufliche Tätigkeit oder den Handel mit Waren ist in Deutschland eine Steuernummer vom zuständigen Finanzamt deines Wohnsitzes. Diese Steuernummer ist nicht zu verwechseln mit der Steuer-ID, die jedem mit der eigenen Geburt zugeteilt wird. Auch kann ein Gewerbeschein vonnöten sein, wenn Du keinen freien Beruf ausübst oder in der Landwirtschaft tätig bist.

Wenn Du dein Geschäft – bleiben wir bei dem Beispiel des Online-Shops – nur nebenbei betreibst und keine großen Einnahmen erwartest, wirst Du in der Regel von der Kleinunternehmer-Regelung Gebrauch machen. Diese besagt, dass Du bis zu einem gewissen Umsatz (derzeit maximal 22.000 Euro pro Jahr) umsatzsteuerbefreit bist. Das bedeutet in der Praxis, es wird keine Umsatzsteuer-ID (auch USt-IdNr abgekürzt) benötigt und es muss keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden. Dementsprechend kann der Kleinunternehmer selbst aber auch keine Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer stellen.

Wenn Du jedoch mit satten Gewinnen rechnest oder im EU-Binnenmarkt handeln möchtest, kommst Du um eine Umsatzsteuer-ID nicht herum. Diese Voraussetzung gilt auch für Kleinunternehmer, wenn sie keine stattlichen Umsätze einfahren, aber in das EU-Ausland liefern oder von dort Ware beziehen möchten.

Wo finde ich weitere Informationen zur Umsatzsteuer-ID?

Detaillierte Angaben zur Thematik der Umsatzsteuer-ID finden sich auf der Webseite des Bundeszentralamts für Steuern (kurz BZSt genannt), welches die Umsatzsteuer-ID unter anderem für nachfolgend aufgezählte und zitierte Sachverhalte als notwendig erachtet:

• „Das Unternehmen liefert Waren in das übrige Gemeinschaftsgebiet (innergemeinschaftliche Lieferung)“
•  „Das Unternehmen erwirbt Waren aus dem übrigen Gemeinschaftsgebiet (innergemeinschaftlicher Erwerb)“
• „Das Unternehmen führt eine Lieferung im Sinne des § 25b Abs. 2 UStG aus (innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte)“
•  „Das Unternehmen führt eine Beförderung oder Versendung im Sinne des § 6b Abs. 1 Nr. 4 UStG aus (Konsignationslagerregelung)“
• „Das Unternehmen erbringt steuerpflichtige sonstige Leistungen im übrigen Gemeinschaftsgebiet, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet“
• „Das Unternehmen nimmt sonstige Leistungen eines im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässigen Unternehmers in Anspruch“

Kurz und verständlich gesagt:
Für Geschäfte innerhalb Deutschlands reicht sowohl als Umsatzsteuerpflichtiger als auch als Kleinunternehmer die vom Finanzamt erteilte Steuernummer. Für EU-Binnengeschäfte muss hingegen in beiden Fällen eine Umsatzsteuer-ID verwendet werden.

Wo muss die Umsatzsteuer-ID angegeben werden?

Wenn dir eine Umsatzsteuer-ID zugeteilt wurde, kannst Du für die nationale Rechnungsstellung wahlweise diese oder deine Steuernummer auf Rechnungen aufführen. Für den EU-Handel muss die Umsatzsteuer-ID angegeben werden. Es ist generell eher üblich, die Umsatz-ID anzugeben als die Steuernummer, weil damit einem Missbrauch von Steuernummern besser vorgebeugt werden kann. Auch im Impressum deiner Webseite oder deines Online-Shops musst Du sie nennen. Für normalen Schriftverkehr in Briefen und Mails ist sie zwar nicht notwendig, kann aber zur Vermeidung von Missverständnissen zusätzlich vermerkt werden.

Für eine korrekte Abwicklung von Geschäften im EU-Binnenland vergewissere dich auch, dass deine Geschäftspartner über eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügen, sodass das Reverse-Charge-Verfahren angewendet werden kann. Ansonsten kannst Du die Mehrkosten der Umsatzsteuer nicht geltend machen und bleibst auf ihnen sitzen.

Wo erhalte ich eine Umsatzsteuer-ID?

Für die Beantragung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gibt es zwei Möglichkeiten:

Wenn Du den steuerlichen Erfassungsbogen für die Unternehmensgründung bei deinem Finanzamt einreichst, kannst Du die Umsatzsteuer-ID gleich mit beantragen. Dein Antrag wird anschließend automatisiert vom Finanzamt an das Bundeszentralamt für Steuern weitergeleitet.

Wenn sich erst nach der Gründung deines Unternehmens oder nach Beantragung der Steuernummer abzeichnet, dass Du eine Umsatzsteuer-ID benötigst, kann sie beim BZSt nachträglich beantragt werden. Dies kann zum einen online erfolgen, indem Du im Downloadbereich das entsprechende Formular zur Online-Beantragung ausfüllst. Nach Eingabe erhältst Du weitere Informationen zum Stand der Bearbeitung und deine Angaben werden nach der Übermittlung automatisiert mit den Daten des Finanzamtes abgeglichen und geprüft.

Falls Du deinen Antrag schriftlich einreichen möchtest, ist es zwingend notwendig, den Namen, die Anschrift deines Unternehmens und das Bundesland, in dem es ansässig ist, zu nennen. Weiterhin ist die Rechtsform anzugeben sowie die Kontaktdaten inklusive einer Mail-Adresse. Zudem muss das Finanzamt genannt werden, bei dem dein Unternehmen für umsatzsteuerliche Zwecke geführt wird (möglicherweise ist es nicht identisch mit dem, welches dir deine Steuernummer erteilt hat) und natürlich deine bereits zugeteilte Steuernummer. Der Antrag ist zu senden an das Bundeszentralamt für Steuern, Dienstsitz Saarlouis in 66738 Saarlouis.

Sowohl bei der Online-Beantragung als auch bei der schriftlichen Anfrage ist mit einer Dauer von vier bis acht Wochen Bearbeitungszeit zu rechnen. Da die Umsatzsteuer-ID ausschließlich auf postalischem Weg mitgeteilt wird, führen Nachfragen per E-Mail oder Telefon aus rechtlichen Gründen zu keinerlei schnelleren Aussagen. Hier hilft nur Warten auf den Bescheid.

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Titelbild von Sirichai, Adobe Stock