Neuregelung der Home-Office-Pauschale sowie dem häuslichen Arbeitszimmer ab 2023

In diesem Beitrag möchten wir Dir einen kurzen Überblick über die steuerliche Neuregelung für das „Arbeiten von zu Hause“ geben, die mit Wirkung zum 1.1.2023 festgelegt wurde. Damit auch in Zukunft alle Kosten für das Arbeiten von zu Hause bestmöglich von der Steuer abgezogen werden können, müssen bestimmte Aufzeichnungen getätigt werden.

1. Wann kann ich mein Arbeitszimmer von der Steuer absetzen?

Du hast zuhause ein Arbeitszimmer? Dann gibt es künftig drei Fallgruppen, wie Du deine Kosten steuerlich abziehen kannst:

a) Betriebsstätten-ähnlicher Raum

Dies gilt für Fälle, bei welchen das Arbeitszimmer z. B. durch Kundenkontakt Ähnlichkeit zu einer Betriebsstätte besitzt. Beispielsweise Versicherungsvertreter, die Kunden auch zu Hause im Arbeitszimmer empfangen oder wenn „familienfremde“ Arbeitnehmer in diesem Arbeitszimmer tätig werden.

b) Arbeitszimmer ist Mittelpunkt deiner gesamten beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit

Dies ist der Fall, wenn alle wesentlichen Handlungen von deinem Arbeitszimmer aus erledigt werden. Also z. B. Arbeitnehmer, die ausschließlich von zu Hause arbeiten.

Wichtig: Hast Du z. B. hauptberuflich einen Arbeitsplatz vor Ort und bist nebenberuflich als Schriftsteller tätig, liegt kein Mittelpunktfall vor, denn das Arbeitszimmer ist nicht Mittelpunkt aller Tätigkeiten.

c) In allen anderen Fällen gilt künftig die Tagespauschale. (siehe 2.)

Trifft einer der obigen Fälle auf Dich zu, kann dein Arbeitszimmer voll von der Steuer abgezogen werden. Wichtig hierfür ist, dass das Arbeitszimmer ausschließlich für deine berufliche Tätigkeit genutzt wird. Hier ändert sich nichts und du musst wie bisher auch, alle Aufwendungen für das Arbeitszimmer mitteilen. Es gibt aber auch die Möglichkeit, dass Du auf den Aufwandsnachweis verzichtest und einen pauschalen Abzug von 105 € monatlich, also 1.260 € jährlich für solche Arbeitszimmer in Anspruch nehmen kannst.

2. Tagespauschale – Hauptfall für das Arbeiten von zu Hause aus

Hierrunter fällst Du, wenn bei dir weder ein Betriebsstätten-ähnlicher Raum noch ein Mittelpunkts-Fall vorliegt.

Wichtig: Hier wird nicht mehr unterschieden, ob Du ein Arbeitszimmer hast oder eine z.B. eine Arbeitsecke im Wohnzimmer nutzt. In beiden Fällen gelten die gleichen Regeln.

2.1 Wie viel ist steuerlich absetzbar?

An jedem Tag, an dem die Vor­aussetzungen vorliegen, kannst Du 6 € von der Steuer abziehen. Maximal sind 1.260 € jährlich als Abzug möglich. Dies entspricht dann 210 Tagen (210 x 6 € = 1.260 €).

2.2 An welchen Tagen kann ich die Tagespauschale beantragen?

Nun wird es etwas komplizierter, denn wir müssen hier zwei Fälle trennen. Die entscheidende Frage hierbei ist, ob dir dauerhaft ein anderer Arbeitsplatz (z. B. bei deinem Arbeitgeber) zur Verfügung steht.

2.2.1 Definition: „Dauerhaft ein anderer Arbeitsplatz“

Zu der Formulierung „dauerhaft ein anderer Arbeitsplatz“ welche, mit Wirkung zum 1.1.2023 im Gesetz aufgenommen wurde, gibt es bisher keine Urteile oder Verwaltungsauffassungen. Das bedeutet, dass bisher offen ist, was dieser Begriff konkret bedeutet. Auch in der Gesetzesbegründung findet sich keine klare Definition. Momentan gehen wir davon aus, dass dir dann dauerhaft kein anderer Ar­beits­platz zur Verfügung steht, wenn Du nicht in der Lage bist, deine Tätigkeiten auch vom „Büro vor Ort“ (nicht zu Hause) zu erledigen.

Dein Arbeitgeber bietet Dir einen Arbeitsplatz „vor Ort“ an, Du darfst aber auch freiwillig von zu Hause arbeiten und nutzt diese Möglichkeit, dann steht dir dauerhaft ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung. Aus unserer Sicht gilt dies auch für Poolarbeitsplätze.

Ein Arbeitsplatz muss zu jeder normalen Dienstzeit zur Verfügung stehen. Wenn es z. B. Zeiten gibt, an denen Du den Arbeitsplatz über eine längere Zeit nicht nutzen kannst, steht dir nach unserem Verständnis der Arbeitsplatz nicht dauerhaft zur Verfügung. Dies trifft zum Beispiel auf Lehrer zu, weil in den Ferien eine regelmäßige Nutzung des Arbeitsplatzes nicht möglich ist. Umgekehrt steht dir kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, wenn Du für eine Tätigkeit zwingend von zu Hause arbeiten musst.

Bist Du zum Beispiel nebenberuflich tätig, könnte dies der Fall sein, weil Du diese Arbeiten nicht vom Büro aus erledigen kannst. Selbstständigen und Gewerbetreibenden, die freiwillig vom Home-Office arbeiten, obwohl sie auch ein Büro außerhalb der eigenen vier Wände nutzen können, steht ebenso dauerhaft ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung. Je nachdem ob dir ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht oder nicht, fällst Du unter die untenstehenden Ausführungen 2.2.2 oder 2.2.3. Die anzu­fer­ti­gen­den Aufzeichnungen sind in beiden Fallgruppen gleich.

2.2.2 Mir steht dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung

Du kannst die 6 € Tagespauschale abziehen, wenn Du an einem Tag auch von zu Hause arbeitest. Irrelevant ist, ob Du z.B. Kundentermine auswärts wahrnimmst. Auch in welchem zeitlichem Umfang Du im Home-Office tätig wirst spielt keine Rolle.

Beispiel Lehrer:

Bereitet ein Lehrer seinen Unterricht für den nächsten Tag abends zu Hause für einige Stunden vor, ist ein Abzug der 6 € möglich. Es ist unbedeutend, ob er die Vorbereitung in einem Arbeitszimmer oder einer Arbeitsecke o. ä. vornimmt. 

2.2.3 Mir steht dauerhaft ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung

In diesem Fall gilt für dich, dass Du an jedem Tag, an dem Du zeitlich überwiegend von zu Hause arbeitest, die 6 € Tagespauschale in Anspruch nehmen kannst, wenn Du an diesem Tag nicht deine erste Tätigkeitsstätte, d. h. deinen typischen Arbeitsplatz „vor Ort“ aufsuchst. Du kannst zwischendurch z. B. Kundentermine wahrnehmen, aber

• musst zeitlich überwiegend von zu Hause aus tätig sein und
• darfst nicht deine erste Tätigkeitsstätte aufgesucht haben

Somit schließen sich die Entfernungspauschale und Tagespauschale in dem Fall aus.

2.3 Was muss bei den Aufzeichungen beachtet werden?

Um die Aufwendungen steuerlich korrekt geltend machen zu können, werden umfassende Aufzeichnungen benötigt. Nach Tagen getrennt, sind folgende Auskünfte erforderlich:

• Wann arbeitest Du von zu Hause aus?
• Wann arbeitest Du außerhalb des Homeoffice? Hierzu zählen auch Zeiten, an denen Du im Büro vor Ort arbeitest.
• Hast Du an diesem Tag die erste Tätigkeitsstätte (deinen Büroarbeits­platz) aufgesucht?
• Warst Du auswärts tätig? Gemeint sind Tätigkeiten außerhalb des Homeoffice und außerhalb deines Büros/Arbeitsplatztes vor Ort. Dies sind Tage, an denen Du z. B. Kundentermine wahrgenommen hast.

2.4 Doppelte Haushaltsführung – was muss ich beachten?

Die Kosten für diese Wohnung werden schon im Rahmen der doppelten Haus­halts­führung geltend gemacht und aus diesem Grund kann für diese Wohnung nicht noch die Tagespauschale angesetzt werden. Eine Berücksichtigung der Tagespauschale ist nur an solchen Tagen mög­lich, an denen Du aus dem sog. Familienwohnheim (z. B. am Wochen­ende oder an Feiertagen) arbeitest. Diese Tage musst Du ebenfalls aufzeichnen.

Falls Du Fragen hast, dann melde Dich gerne bei uns.