Das digitale Fahrtenbuch im Überblick – Fahrten rechtssicher dokumentieren
Es gibt gute Gründe, ein Fahrtenbuch zu führen und damit von der Ein-Prozent-Regelung Abstand zu nehmen. Das gilt etwa, wenn ein Firmenwagen nicht oder nur in geringem Maße privat genutzt wird. Manuelle Einträge sind jedoch nicht nur fehleranfällig, es ist auch nicht immer einfach, alle relevanten Daten finanzamtkonform zu dokumentieren. Und dessen Ansprüche sind hoch.
Die Anforderungen des Finanzamt
Sämtliche mit dem Dienstwagen unternommenen Fahrten sind zeitnah und lückenlos zu dokumentieren. Im Idealfall erfolgt dies unmittelbar nach jeder Ankunft am Ziel. Dabei müssen bestimmte Pflichtangaben beachtet werden. So sind bei geschäftlichen Fahrten zwingend das Datum, der Kilometerstand vor der Fahrt und bei Ankunft, der Zweck und das Ziel der Reise anzugeben. Beim Ziel genügt es nicht, die Adresse einzutragen: Auch der Firmenname sowie der Ansprechpartner sind aufzuzeichnen. Lediglich bei Privatfahrten ist ein Fahrtenbuch vergleichsweise einfach zu führen. Hier genügen die Angaben zum Kilometerstand und der Vermerk „Privatfahrt“.
Insbesondere sind die Eintragungen ins Fahrtenbuch manipulationssicher und lückenlos vorzunehmen. Nachträgliche Änderungen sind unzulässig. Sollten Korrekturen im Ausnahmefall notwendig sein, müssen auch diese vollständig dokumentiert werden. Ist dies nicht der Fall, ist das Fahrtenbuch nicht finanzamtkonform und wird nicht akzeptiert. Eine mögliche Folge: Die Nutzung des Firmenwagens wird pauschal nach der Ein-Prozent-Regelung besteuert – und das kann Unternehmen und Angestellte teuer zu stehen kommen. Im schlimmsten Fall streicht das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug.
Elektronische Dokumentation spart Zeit und Aufwand
Die rechtskonforme Dokumentation von dienstlichen Fahrten bedeutet einen hohen Aufwand, den viele scheuen und sich trotz finanzieller Nachteile für die 1-%-Regelung entscheiden. Die Lösung ist ein elektronisches Aufzeichnungsmedium wie z. B. das Vimcar Fleet Fahrtenbuch. Durch die automatische Aufzeichnung aller Fahrten reduziert sich die Dokumentationszeit enorm. Dabei erfasst die Software ausschließlich die für die lückenlose und rechtssichere Aufzeichnung notwendigen Daten wie den Kilometerstand, nicht jedoch die zurückgelegte Route. Details privater Touren werden automatisch ausgeblendet.
Zur hohen Nutzerfreundlichkeit trägt auch das Medium bei: Das Fahrtenbuch wird auf dem Smartphone oder Tablet installiert und ist somit zu jeder Zeit verfügbar. Fahrer haben die Möglichkeit, wann immer Zeit dazu ist, alle Fahrten einzusehen und mit wenigen Klicks zu kategorisieren. Alle erhobenen Daten lassen sich zudem mühelos in die Fuhrparkmanagement-Software exportieren und weiterverarbeiten. Das vereinfacht unter anderem die Abrechnung einzelner Fahrten, zum Beispiel für die Organisation des Fahrzeugs- und Mitarbeiterbestands.
Fahrtenbuchführung leicht gemacht
Die Daten können darüber hinaus auch zum Steuerberater übermittelt werden, der sie im Rahmen der jährlichen Erklärung an das Finanzamt weiterleitet. Das bedeutet für alle Parteien weniger zeitlichen und organisatorischen Aufwand. Weder müssen vom Steuerberater Eintragungen geprüft werden, noch ist zu befürchten, dass der finanzielle Vorteil eines Fahrtenbuchs durch fehlerhafte Einträge zunichte gemacht wird.
Vorteile für Mitarbeiter und Unternehmen
Mitarbeiter und Fuhrparkleiter profitieren bei der Nutzung des Fleet Fahrtenbuchs von finanzamtkonformen Funktionen. Per OBD(On-Board-Diagnose)-Stecker erfolgt eine automatische Aufzeichnung und Speicherung sämtlicher Routen. Diese werden über eine integrierte SIM-Karte übertragen – das Datenvolumen von Diensthandys bleibt folglich unberührt. Sollten Daten fehlen, fordert die Software dazu auf, diese zu ergänzen. So ist sichergestellt, dass sämtliche Aufzeichnungen rechtssicher sind. Manipulationen sind ausgeschlossen: Das liegt zum einen daran, dass Fahrten bei Aktivierung des Fahrtenbuchs automatisch gespeichert werden. Mitarbeiter oder Fuhrparkleiter können sie anschließend via App kategorisieren.
Fazit: digital lohnt sich!
Rund fünf Minuten Aufwand in der Woche genügen, um zum Zeitpunkt der Steuererklärung ein manipulationssicheres, den Vorgaben des Finanzamt entsprechendes Fahrtenbuch vorzulegen. Vergessene Einträge und umständlich Nachweise von Korrekturen gehören der Vergangenheit an. Die Nutzung der Software und der App ist intuitiv und einfach verständlich. So sind Steuerersparnisse sicher und nicht nur das: Auch das Fuhrparkmanagement lässt sich durch die automatische Aufzeichnung und die Exportmöglichkeiten wesentlich vereinfachen.
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