Jahreswechsel in der Finanzbuchhaltung: Was du schon jetzt beachten solltest

Der Jahreswechsel zählt zu den anspruchsvollsten und gleichzeitig wichtigsten Phasen in der Finanzbuchhaltung. Für dich als Unternehmer bedeutet diese Zeit weit mehr, als nur das zurückliegende Geschäftsjahr zu beenden. Sämtliche Vorgänge sind korrekt abzuschließen, Unstimmigkeiten zu beseitigen und gleichzeitig die Grundlage für einen reibungslosen Start in das kommende Jahr zu schaffen. Je gründlicher du diese Phase vorbereitest, desto entspannter verläuft der eigentliche Jahresabschluss und desto schneller können Auswertungen, Planungen und betriebswirtschaftliche Entscheidungen getroffen werden. In diesem ausführlichen Beitrag erfährst du, welche Schritte du schon jetzt angehen solltest, damit der Jahreswechsel in deiner Finanzbuchhaltung ohne Schwierigkeiten abläuft.

WARUM EINE GUTE VORBEREITUNG SO WICHTIG IST

Eine sorgfältige, frühzeitig begonnene Vorbereitung bringt dir zahlreiche Vorteile und erleichtert den gesamten Prozess rund um den Jahresabschluss:

Weniger Zeitdruck im neuen Jahr
Wenn du bereits im laufenden Jahr damit beginnst, Unterlagen zu sichten, fehlende Informationen zu beschaffen und Abläufe zu strukturieren, reduziert sich der Stress zu Beginn des neuen Jahres erheblich. Viele Aufgaben, die sonst im Januar oder Februar auflaufen würden, sind dann bereits erledigt.

Weniger Rückfragen durch den Steuerberater
Je vollständiger und übersichtlicher deine Unterlagen sind, desto weniger Rückfragen entstehen. Das spart Zeit auf beiden Seiten und beschleunigt die Bearbeitung.

Schnellere Erstellung von Bilanz oder Einnahmen Überschussrechnung
Ein gut vorbereitetes Zahlenwerk ermöglicht eine zügigere Fertigstellung des Jahresabschlusses. Dadurch erhältst du früher Klarheit über das abgelaufene Geschäftsjahr und kannst schneller auf aktuelle Entwicklungen reagieren.

Bessere Grundlage für Bankgespräche und unternehmerische Planungen
Aktuelle und verlässliche Zahlen sind entscheidend für Gespräche mit Banken, Investoren und Geschäftspartnern. Außerdem dienen sie als stabile Basis für Budgets, Investitionsentscheidungen und strategische Ausrichtungen.

Erkennen von Optimierungspotenzialen
Durch die systematische Durchsicht deiner Finanzbuchhaltung entdeckst du oft Verbesserungspotenziale, beispielsweise in der Ablage, im Mahnwesen oder bei internen Prozessen.

DAS KANNST DU JETZT SCHON VORBEREITEN

 Im Folgenden findest du eine detaillierte Übersicht aller Aufgaben, mit denen du bereits vor dem Jahreswechsel beginnen kannst. Je mehr du davon frühzeitig erledigst, desto reibungsloser laufen Jahresabschluss und Neujahrsstart.

1. Belege und Unterlagen ordnen

Eine vollständige und gut sortierte Belegsammlung ist die Grundlage jeder ordentlichen Buchführung.

• Prüfe alle Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen und stelle sicher, dass sie vollständig erfasst sind.
• Fordere alle fehlenden Belege aktiv bei Lieferanten oder Dienstleistern nach, sodass keine Buchung offenbleibt.
• Führe dein Kassenbuch lückenlos und stelle sicher, dass alle Eintragungen zeitnah erfolgt sind.
• Reiche sämtliche Reisekosten und Bewirtungsbelege sorgfältig geordnet ein, um Rückfragen zu vermeiden.

2. Offene Posten Liste aktualisieren

Eine aktuelle Offene Posten Übersicht hilft, den Überblick über ausstehende Zahlungen zu behalten.

• Überprüfe sämtliche offenen Kundenrechnungen und dokumentiere, welche Forderungen bezahlt wurden und welche noch ausstehen.
• Melde Forderungen, die uneinbringlich erscheinen, damit entsprechende Maßnahmen wie Abschreibungen veranlasst werden können.
• Gleiche alle offenen Lieferantenrechnungen ab und kläre Differenzen rechtzeitig.
• Kontrolliere Anzahlungen und Teilrechnungen, damit diese korrekt in den Jahresabschluss einfließen.

3. Anlagenbuchhaltung vorbereiten

Die Anlagenbuchhaltung bildet einen wichtigen Bestandteil der Bilanz.

• Melde alle im laufenden Jahr getätigten Investitionen und reiche die jeweiligen Belege ein.
• Stelle Leasingverträge und weitere Unterlagen bereit, die für Abschreibungen erforderlich sind.
• Bestätige alle Zugänge und Abgänge im Anlagevermögen, damit der Anlagenspiegel korrekt erstellt werden kann.
• Markiere Investitionen, die möglicherweise förderfähig sind, beispielsweise im Bereich Digitalisierung oder Elektromobilität.

4. Inventur und Bestandsaufnahmen

Eine gut geplante Inventur sorgt für verlässliche Bewertungen deines Warenbestands und deiner Vermögenswerte.

• Plane die Inventur rechtzeitig und informiere alle beteiligten Personen.
• Erstelle aktuelle Inventurlisten oder überarbeite bestehende Listen.
• Markiere Waren, die beschädigt oder unverkäuflich sind, damit diese korrekt bewertet werden.
• Prüfe das Anlagevermögen auf Vollständigkeit und stimme tatsächliche Bestände mit den Buchwerten ab.

5. Verträge und Dauerbelege aktualisieren

Auch regelmäßige Zahlungen und laufende Verpflichtungen müssen für den Jahresabschluss korrekt erfasst werden.

• Aktualisiere alle Mietverträge, Leasingverträge und Darlehensverträge.
• Sammle aktuelle Versicherungsunterlagen und prüfe, ob Änderungen berücksichtigt wurden.
• Erneuere oder ergänze laufende Vertragsänderungen, damit diese in die laufende Buchhaltung einfließen.

6. Bank und Kassenabstimmungen

Für einen sauberen Jahresabschluss musst du alle Kontobewegungen nachvollziehbar dokumentieren.

• Stelle vollständige Kontoauszüge aller Bankkonten bereit.
• Kläre offene oder nicht zugeordnete Buchungen, die noch nicht bearbeitet wurden.
• Reiche Abrechnungen für Kreditkarten ein und prüfe sie auf Vollständigkeit.
• Führe Abgleiche für PayPal und andere Onlinezahlungssysteme durch, insbesondere wenn ein Onlineshop besteht.

7. Lohn und Gehaltsunterlagen

Auch im Bereich der Lohnbuchhaltung gibt es zum Jahreswechsel einiges zu beachten.

• Melde Sonderzahlungen wie Prämien oder einmalige Vergütungen.
• Informiere über Eintritte und Austritte von Mitarbeitern, damit diese korrekt berücksichtigt werden.
• Gleiche Arbeitszeitkonten und Urlaubsstände ab, um mögliche Differenzen zu vermeiden.
• Aktualisiere Informationen zu Sachbezügen und Zuschüssen.

8. Steuerrelevante Informationen

Damit die steuerliche Bearbeitung schnell und korrekt erfolgen kann, sind vollständige Unterlagen unverzichtbar.

• Stelle alle Informationen zum Investitionsabzugsbetrag bereit, sofern dieser genutzt wird.
• Melde geplante größere Anschaffungen, die im kommenden Jahr relevant werden könnten.
• Reiche alle aktuellen Steuerbescheide und Prüfberichte ein.
• Kläre offene Steuerzahlungen, um Mahnungen oder Verzugszinsen zu vermeiden.

Fazit: Gut vorbereitet und entspannt ins neue Jahr

Eine strukturierte und frühzeitige Vorbereitung deiner Finanzbuchhaltung ist der Schlüssel zu einem entspannten Jahreswechsel. Mit klar sortierten Unterlagen, vollständigen Belegen und gut vorbereiteten Übersichten erleichterst du dir selbst und deinem Steuerberater die Arbeit erheblich. So wird der Jahresabschluss schneller erstellt, du behältst jederzeit den Überblick und kannst das neue Geschäftsjahr ohne unnötigen Druck beginnen.

Wenn du Unterstützung benötigst oder Fragen zu einzelnen Schritten hast, stehen wir dir gern zur Verfügung.