Betriebsausgaben im Unternehmen – das musst Du beachten  

Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die in einem Unternehmen während der betrieblichen Tätigkeit entstehen. Dabei wird im ersten Schritt nicht bewertet, ob die Betriebsausgaben wirtschaftlich angemessen oder notwendig sind. Die Ausgaben stehen den Einnahmen entgegen und verringern das Betriebsergebnis. 

Sie lassen sich steuerlich vollständig oder teilweise absetzen. Um keine Nachfragen oder gar eine Betriebsprüfung zu riskieren, ist eine sorgfältige Buchhaltung unabdingbar. Wir zeigen, welche Betriebsausgaben es gibt und wie sie sich steuerlich auswirken. 

Was fällt unter die Betriebsausgaben?

Alle Ausgaben, die durch die unternehmerische Tätigkeit anfallen, fallen unter diesen Begriff, darunter: 

• Bürokosten (Miete, Telefon, Internet, IT) 
• Personalkosten 
• Büromaterial 
• Materialkosten 
• Anschaffung und Betrieb von Maschinen und Bürotechnik 
• Fahrzeug- und Reisekosten 
• Kosten für Dienstleistungen, etwa Steuerberater, IT-Service, Raumpflege 
• Rechtskosten 
• Marketing, inklusive Sponsoring 
• Versicherungen 
• Finanzierungskosten 
• Fortbildungskosten für die Mitarbeiter 
• verschiedene Steuerarten 

Einige Betriebsausgaben entstehen bereits vor der Betriebsgründung. Dazu gehören die Erstausstattung und Gründungskosten wie die Gewerbeanmeldung. Sie lassen sich als vorweggenommene Betriebskosten ebenfalls geltend machen. Darunter fallen etwa Beratungen durch den Steuerberater oder den Rechtsanwalt; Kosten für Messen, der Bau eines Firmengebäudes. Kosten, die mit der Schließung eines Unternehmens in Verbindung zu bringen sind, können ebenfalls steuerlich geltend gemacht werden.  

Vollständig abziehbare Betriebsausgaben

Sie sind in dem Kalenderjahr in Abzug zu bringen, in dem sie entstehen oder entstanden sind. Typisch vollständig abziehbare Betriebsausgaben sind die Personalkosten, die durch die Beschäftigung der eigenen Mitarbeiter entstehen. 

Zu ihnen gehören auch der Arbeitgeberanteil für die Sozialversicherung und Schichtzulagen. Die Kosten für Arbeitskräftegewinnung und Abfindungen sind ebenfalls abzugsfähig. Der Jahresabschluss und Buchführungsdienstleistungen durch den Steuerberater gehören zu den Beratungskosten. Auch eine Rechtsberatung durch den Rechtsanwalt gehört in diesen Bereich. Die Mietkosten sind meist ebenfalls unstrittig. Eine Ausnahme besteht, wenn die Firma im eigenen Wohnhaus untergebracht ist. Hier könnte das Finanzamt Nachfragen haben.  

Nicht oder nicht vollständig abziehbare Betriebsausgaben

Einige betriebliche Ausgaben dürfen nicht oder nur teilweise steuerlich abgesetzt werden. Das Finanzamt bewertet, ob die Aufwendungen zweckmäßig, üblich und für die betriebliche Tätigkeit erforderlich sind. Diese rechtliche Regelung bietet einigen Spielraum für Interpretationen.  

Wenn sich ein kleiner Handwerksbetrieb einen teuren Sportwagen vor die Tür stellt, ist die betriebliche Notwendigkeit kritisch zu hinterfragen. 

Außerdem schränkt das Finanzamt in folgenden Fällen die Abzugsmöglichkeit der Betriebskosten ein: 

• maximal 70 % der Bewirtungskosten 
• Verpflegungsmehraufwand (maximal 14 Euro ab acht Stunden Abwesenheit, 28 Euro ab 24 Stunden) 
• Fahrten zur Arbeit, wenn sie die Entfernungspauschale übersteigen 
• Trinkgelder bei Geschäftsessen, wenn diese eine ortsübliche Höhe nicht übersteigen 
• Kosten für das häusliche Arbeitszimmer nur, wenn es im Mittelpunkt der unternehmerischen Tätigkeit steht 
• Geschenke an Kunden oder Geschäftspartner bis maximal 35 Euro pro Jahr 
• Bei privater Nutzung des Firmenwagens kann das Finanzamt die Führung eines Fahrtenbuches vorschreiben 

Besonderheit Spenden

Bei der Anerkennung als Betriebsausgaben spielt die Gesellschaftsform eine entscheidende Rolle. Selbstständige und Personengesellschaften dürfen Spenden nicht verbuchen. Sie können diese stattdessen bei der Einkommensteuererklärung als Sonderausgaben geltend machen. Kapitalgesellschaften, also AGs, GmbHs, SEs und KGaAs können sie hingegen bis zu einer bestimmten Höhe als Aufwendung verbuchen. Dabei dürfen die Spenden 20 Prozent der Gesamteinnahmen nicht übersteigen. Zudem müssen Sie einem gemeinnützigen Zweck dienen und keine Gegenleistung eines Begünstigten darstellen. Die rechtskonforme Verbuchung muss mit einer Spendenquittung belegt werden.  

Pauschalen für bestimmte Berufsgruppen

Einige Selbstständige müssen unter bestimmten keine detaillierte Aufstellung der Betriebsausgaben vorweisen. Bei ihnen kommt ein pauschaler Abzug zur Geltung. Selbstständige Journalisten und Schriftsteller können pauschal 30 Prozent ihrer Betriebseinnahmen als Aufwendungen anrechnen. Maximal können ab 2022 3.600,00 € im Jahr geltend gemacht werden. Selbstständige Hebammen haben die Möglichkeit, bis zu 25 Prozent und maximal 1.535 € ohne Belege in Abzug bringen. Nebenberufliche Schriftsteller, Künstler, Wissenschaftler, Lehr- und Prüfkräfte dürfen maximal 25 Prozent bis zu einem Wert von 614 € geltend machen. Tagesmütter und -pflegepersonal können monatlich maximal 300 € als Betriebsausgaben ausweisen. Bei Übungsleitern sind es maximal 3.000,00€ und bei einer ehrenamtlichen Tätigkeit 840,00 € im Jahr.

Die Nutzung der Pauschalen ist nur sinnvoll, wenn die eigentlichen Aufwendungen nicht höher als die Pauschale sind. Jeder Selbstständige in diesen Berufsgruppen kann alternativ die tatsächlich angefallenen Kosten heranziehen. Es empfiehlt sich daher, die tatsächlich entstandenen Kosten zu sammeln, um bei dem Jahresabschluss und der Steuererklärung eine Entscheidungsgrundlage zu haben. 

Steuerliche Belastungen

Steuern sind zum Teil als Betriebsausgaben zu betrachten. Dazu zählen die Verkehrssteuern, etwa die Umsatzsteuer. Im Gegenzug ist jedoch ein Vorsteuerüberschuss eine Einnahme, die den Gewinn vergrößert. Als Aufwendung anerkannt wird die Grunderwerbssteuer. Verbrauchssteuern gehören zu den anzurechnenden Ausgaben. Neben der Kfz-Steuer kann auch die Hundesteuer auf der Kostenseite verbucht werden, wenn es sich um einen Wachhund handelt. Auch das Futter ist dann eine Betriebsausgabe. 

Ordnungsgemäße Buchhaltung für den Nachweis der Betriebsausgaben

Keine Buchung ohne Beleg – diese Regel ist besonders bei den Betriebsausgaben entscheidend. Ohne einen Nachweis erkennt das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung die Aufwendungen nicht an und es kann zu erheblichen Steuernachzahlungen kommen. Laut Gesetz bist Du verpflichtet, alle Buchungsbelege, Rechnungen, Jahresabschlüsse und Inventare zehn Jahre lang aufzubewahren. Wünscht das Finanzamt die Vorlage, solltest Du schnell handeln können.  

Trennung von privaten und Unternehmensfinanzen

Ein besonderes Problem taucht besonders bei Einzelunternehmen und Freiberuflern auf. Hier ist es besonders schwierig, die einzelnen Aufwendungen in den betrieblichen und privaten Teil zu gliedern. 

Dies ist jedoch für die steuerliche Anrechenbarkeit entscheidend. Deshalb ist es empfehlenswert, ab dem ersten Tag der Selbstständigkeit getrennte Konten zu führen. Dies erleichtert die Erstellung des Jahresabschlusses und erhöht die Nachvollziehbarkeit bei Nachfragen des Finanzamtes.  

Fazit 

Sind die Betriebsausgaben zweifelsfrei betrieblich notwendig, mindern diese mit kleinen Ausnahmen den zu versteuernden Gewinn. Somit können bereits das Sammeln und Aufbewahren der Belege, sowie eine genaue Gliederung zwischen betrieblichen und privaten Ausgaben vor der Zahlung zu hoher Steuern schützen.   

Zusätzlich empfiehlt sich ein professionelles Buchhaltungsprogramm oder das hinzuziehen eines Steuerberaters, um als Unternehmer einen zuverlässigen Überblick über die eigene Ertragslage zu erhalten. Sowohl die Kosten für die Software als auch die Kosten, die durch den Steuerberater entstehen, sind wiederum als Betriebsausgaben abziehbar.